Spațiile de lucru liniștite și concentrate se dezvoltă pe măsură ce companiile încorporează o varietate mai largă de spații pentru a răspunde cerințelor angajaților la întoarcerea la birou.

O îndepărtare de rețeta clasică

Anul trecut, patru din 10 companii chestionate de JLL au adăugat în birourile lor zone de focalizare mai dedicate, cum ar fi cabine semi-închise și pod izolate fonic.

Această schimbare marchează o îndepărtare de la aspectul biroului „în primul rând colaborarea” către un mediu care găzduiește o muncă mai individuală.

„Companiile înțeleg acum că încurajarea colaborării nu ar trebui să vină în detrimentul nevoilor individuale”, spune Gonzalo Portellano, șeful Design Solutions, Asia Pacific, JLL.

Tendințele recente au favorizat spațiile de lucru colaborative pentru a atrage oamenii înapoi la birou, cu beneficiul său unic: interacțiunea față în față cu colegii.

Cu toate acestea, datele de la JLL sugerează că munca individuală rămâne activitatea dominantă în birouri, consumând cel puțin jumătate din programul zilnic al angajaților.

„Acest lucru arată importanța de a oferi diverse setări de lucru care pot reproduce cel mai natural spațiu pentru fiecare sarcină pe care o îndeplinește un angajat la birou”, spune Portellano. „Spațiul potrivit pentru fiecare sarcină este necesar pentru a obține o muncă profundă și stări de flux care nu ar fi posibile fără un anumit sentiment de intimitate și concentrare individuală.”

Design bazat pe date

Înțelegerea stilurilor de lucru și a comportamentelor angajaților este esențială pentru satisfacerea diferitelor nevoi ale acestora. Luați, de exemplu, disconfortul din experiența de a primi sau de a asculta apeluri private în birouri în plan deschis, atunci când sălile de întâlnire nu sunt disponibile.

„Adesea, facilitățile ar putea să existe deja în birou, dar modul în care sunt distribuite și utilizate sau utilizate greșit face o diferență enormă”, spune Portellano. „Datele ne dau puterea să anticipăm nevoile angajaților și să oferim facilitățile necesare sau configurarea de lucru atunci când este nevoie.”

Un prim exemplu ar putea fi încorporarea mai multor săli de întâlnire mai mici, care nu pot fi rezervate, cu reguli interne pentru a preveni utilizarea excesivă și cu stimulente pentru a încuraja utilizarea mai mult sau mai puțin în anumite perioade de timp.

„Modificările fizice necesare pentru optimizarea unui spațiu sunt mai puțin drastice dacă deținem datele de utilizare potrivite și putem identifica modele de utilizare”, spune Portellano.

„Prin valorificarea analizei AI predictive, a datelor senzorilor în timp real și a recomandărilor personalizate pentru spațiul de lucru, putem crea medii de birou care să răspundă cu adevărat nevoilor angajaților, sporindu-le și performanța.”

Acest lucru se aliniază cu concluziile unui studiu de ani de zile realizat de JLL, care arată că performanța angajaților prosperă atunci când aceștia au control asupra mediului lor – inclusiv factori precum alegerea spațiului, intimitatea și accesul la zone de lucru liniștite și concentrate.

Optimizarea spațiului de lucru

Fără date adecvate despre modul în care angajații utilizează spațiul, companiile riscă să creeze spații de lucru suprapersonalizate și subutilizate. „Trebuie să evităm să cădem în capcana adoptării prea multor variante care sunt fie impracticabile, fie superflue pentru sarcinile de bază”, avertizează Portellano.

Soluția ideală constă în maximizarea flexibilității și modularității spațiului prin crearea de spații multifuncționale care servesc până la trei sau chiar mai multe scopuri.

Un exemplu obișnuit sunt cafenelele informale de lucru care se pot dubla ca zone de colaborare pentru întâlniri ad-hoc, evenimente interne și externe sau o activitate de wellness sau de agrement. „Nu ar trebui să ne limităm gândirea la spațiile de birouri la doar ziua de lucru între 9 și 5”, spune Portellano. „La urma urmei, chiria este plătită 24/7, pe tot parcursul anului, așa că de ce să nu le proiectați pentru funcționalități multiple?”

Companiile cu spații mai mari de birouri pot profita și de ratele scăzute de ocupare pentru a experimenta noi amenajări în spațiile pilot. Acesta poate fi conceput ca zone pop-up cu configurații de mobilier adaptabile — în colaborare cu designeri și furnizori — pentru a oferi experiențe unice într-un mediu controlat.

Luați în considerare gigantul de software bazat pe cloud Salesforce, care a implementat un concept de „hotelizare” în unele birouri, reducând numărul de stații de lucru dedicate. Angajații își rezervă acum spații de lucru comune după cum este necesar, permițând închiderea sau reutilizarea zonelor subutilizate pentru alte utilizări.

În ciuda soluțiilor disponibile, lipsa unor metrici clare pentru rentabilitatea investiției în îmbunătățirile spațiului de lucru reține companiile, sugerează Portellano.

Mulți se bazează în continuare pe regula 3-30-300, care alocă costuri fixe pe metru pătrat pentru utilități, chirie și salarizare. Cu toate acestea, această atenție trece cu vederea beneficiile designului centrat pe om și impactul său asupra bunăstării angajaților și, în cele din urmă, asupra productivității.

O experiență holistică

Angajații tânjesc la o experiență holistică în momentul în care intră în birou, una în care spațiul de lucru se adaptează nevoilor lor, ca angajat și ca individ, pe tot parcursul zilei.

„Biroul ar trebui să fie un spațiu care elimină frecarea și oferă instrumentele și mediul de care au nevoie pentru a funcționa cât mai bine”, spune Portellano. „Considerați biroul o sală de sport pentru minți, unde o sală de sport bine echipată, cu un antrenament personal poate îmbunătăți performanța fizică a cuiva.”

În regiunea Asia-Pacific, unde revenirea la birou este în mare parte stabilă, Portellano consideră că este timpul pentru a lua decizii pe termen mai lung privind schimbarea configurațiilor spațiului de lucru pentru a răspunde noilor cerințe ale angajaților pentru utilizarea la locul de muncă.

„Acest lucru ar putea fi prin creșterea numărului de domenii de interes sau regândirea zonelor de colaborare, determinate de descoperirile de date și de experiența utilizatorului, nu mai mult de standarde sau ipoteze din industrie preconcepute”, conchide Portellano. (Foto: Freepik)