În peisajul corporativ de astăzi aflat în continuă evoluție, planificarea eficientă a ocupării a devenit o piatră de temelie a succesului pentru organizațiile din întreaga lume. Cum se poate face acest lucru? Iată câteva propuneri prezentate de specialiștii companiei JLL.

Porniți de la analiza situației

Pe măsură ce companiile se străduiesc să-și optimizeze activele imobiliare, să sporească productivitatea angajaților și să se adapteze la mediile de lucru în schimbare, nevoia de analize comparative precise și de bune practici în planificarea ocupării și utilizarea spațiului nu a fost niciodată mai mare.

Acest raport de evaluare comparativă analizează complexitatea utilizării spațiului în diferite industrii și regiuni. Examinând valorile cheie, tendințele și strategiile utilizate de organizațiile de vârf, ne propunem să oferim perspective valoroase și recomandări acționabile pentru profesioniștii implicați în managementul facilității, imobiliare corporativă și strategia la locul de muncă.

Vă invităm, așadar, să explorați concluziile, să vă implicați în discuții semnificative și să utilizați informațiile obținute pentru a genera schimbări pozitive în cadrul organizației dvs. Împreună, să deschidem calea către o abordare mai eficientă, mai agilă și mai durabilă a planificării ocupării.

Un mediu tot mai provocator

Afacerile globale și angajatorii se confruntă cu un mediu din ce în ce mai provocator, deoarece continuă să se confrunte cu schimbările semnificative aduse de trecerea la munca hibridă.

Proprietățile imobiliare corporative și comerciale (CRE) se confruntă cu presiuni continue pentru a furniza programe hibride în cadrul schimbărilor economice, tehnologice și sociale mai ample.

Sondajul de evaluare comparativ cu planificarea ocupării din acest an arată că peste 80% dintre organizații au acum un program hibrid și aproape 50% intenționează să-și extindă politica în următorii trei ani.

Aceasta, în timp ce programele hibride oferă oportunități pentru angajatori și angajați în ceea ce privește flexibilitatea, varietatea spațiului și optimizarea, ele aduc și provocări.

Gestionarea tiparelor

Gestionarea tiparelor de ocupare săptămânale fluctuante, creșterea cerințelor de tehnologie și experiența redusă a angajaților într-un loc de muncă dinamic creează cerințe mai complexe asupra imobiliarelor.

La nivel global, participarea la birou a crescut, munca medie din zilele de birou acum fiind de 3,1 zile pe săptămână.1 Încurajarea angajaților să revină la birou, abordarea, în același timp, reducerea costurilor operaționale și optimizarea obiectivelor portofoliilor creează dificultăți pentru multe strategii CRE.

Abordarea acestor cerințe complexe și adesea conflictuale, în contextul presiunilor financiare și imobiliare tot mai mari, este provocarea critică cu care se confruntă liderii CRE în 2024 și 2025.

Cei mai proeminenti factori pentru planificarea ocupării CRE în 2025 sunt raportarea îmbunătățită, reducerea costurilor și optimizarea portofoliului, reflectând în general provocările mai ample raportate de liderii CRE, deoarece organizațiile caută să folosească datele privind ocuparea pentru a informa adaptarea portofoliilor corporative după maturitatea programului hibrid în 2022/2023.

Modificarea portofoliilor

Sondajul JLL Global Pulse Survey2 din 2023 a constatat că majoritatea clienților corporativi intenționează să-și modifice portofoliile în următorii trei până la cinci ani, 48% plănuind să scadă și 27% plănuind să crească.

Pe măsură ce multe organizații ajung la perioade de reînnoire a contractului de închiriere, acum este momentul să maximizăm valoarea din datele de ocupare și utilizare adunate în ultimii ani și să informați deciziile de investiții în spațiul de lucru.

Planificarea și managementul ocupării este o componentă critică a strategiei și planificării portofoliului CRE de succes, în special în cadrul complexității programelor hibride.

Anul acesta, importanța planificării ocupării pentru obiectivele CRE a crescut în fiecare zonă, cu excepția adoptării hibride, deoarece majoritatea au acum un program hibrid. În schimb, trebuie să existe o schimbare către planificarea și managementul ocupării care să fie utilizate pentru a crește valoarea portofoliilor și a programelor hibride.

În plus față de optimizare, companiile globale caută planificarea și datele privind ocuparea pentru a informa designul și managementul locului de muncă, deoarece îmbunătățirea standardelor la locul de muncă și raportarea îmbunătățită au arătat cele mai mari creșteri dintre toate obiectivele.

Nu există o abordare unică

Deși nu există o abordare unică pentru toate problemele, pentru un loc de muncă hibrid de succes, programele de succes vor folosi datele privind ocuparea și utilizarea pentru a se implica cu părțile interesate din toate funcțiile corporative pentru a integra politicile, spațiul și managementul schimbărilor.

Cercetarea JLL a constatat că, în timp ce 87% dintre organizații au programe hibride, doar 33% au un program de management al schimbării pentru a implementa acest lucru și doar 1% includ managementul facilităților sau designul spațiului de lucru în planificarea programelor hibride, lăsând loc de îmbunătățire.

Schimbarea stilurilor de lucru post-pandemie a accelerat tendințele spre lucrul agil, rate mai mari de partajare a locurilor și setări de colaborare mai variate. Pe măsură ce stilurile moderne de lucru evoluează și așteptările angajaților în ceea ce privește experiența cresc, cercetările noastre au descoperit că tipul și raportul setărilor de lucru se schimbă.

Calea înainte pentru liderii CRE continuă să fie complexă, echilibrând aceste cerințe concurente. Cu toate acestea, tehnologia îmbunătățită, care are ca rezultat date mai precise, poate oferi acum o mai mare siguranță pentru programele hibride și cerințele de spațiu în timp.

Evoluțiile recente în senzori, analiză și inteligență artificială vor fi utilizate pentru a conecta datele de ocupare la surse de date mai largi, cum ar fi sondajele angajaților sau monitorizarea energiei în viitorul apropiat, creând oportunități mai mari de management integrat și dinamic al portofoliilor CRE. Iată cinci astfel de oportunități.

1-Munca hibridă

Munca hibridă rămâne un factor determinant în spatele majorității programelor și modelelor la locul de muncă în 2025. Companiile trebuie să adopte o forță de muncă hibridă și creează programe hibride pentru a sprijini acest lucru.

Pe măsură ce programele hibride s-au maturizat la nivel global, există acum o mai mare siguranță pentru liderii CRE care iau în considerare planificarea portofoliului pe termen lung, optimizarea și investiția în spațiul lor de birouri.

Adoptarea hibridului rămâne totuși o provocare, deoarece organizațiile adoptă abordări diferite pentru a reveni la birou, iar managementul schimbării este o zonă de oportunitate pentru maximizarea valorii din programele hibride.

Stilurile și programele de lucru au suferit o transformare de la pandemie, determinată de munca hibridă. Mai multe organizații decât oricând au adoptat acum lucrul hibrid și au adoptat un program hibrid, 49% plănuind să le extindă în următorii unu până la trei ani.

Programele hibride oferă oportunități de a crea politici de lucru mai agile și mai flexibile și de a dezvolta beneficii și experiență îmbunătățite pentru angajați în cadrul acestora.

Acest lucru se reflectă în cercetarea noastră, care a constatat că principalele obiective pentru programele hibride la nivel global includ optimizarea utilizării spațiului, dar și îmbunătățirea experienței angajaților și sprijinirea stilurilor de lucru în schimbare.

Înțelegerea stilurilor de lucru diferite, fie că se bazează pe funcția postului, diferențele generaționale sau comportamente, poate oferi informații vitale pentru planificarea unor locuri de muncă hibride de succes.

Modelele hibride continuă să evolueze în 2025, iar ratele de întoarcere la birou variază pe tot globul. Sondajul de evaluare comparativă a constatat că majoritatea organizațiilor raportează că au o frecvență de participare săptămânală de una până la două sau trei până la patru zile.

La nivel global, doar 14% dintre organizații raportează că angajații s-au întors complet la birou. Cu toate acestea, aceasta este considerabil mai mare în Asia Pacific, unde ratele de întoarcere la birou au fost mai mari.

Variația tiparelor de frecvență este adesea determinată de politica la locul de muncă, dar și de variația culturală și socială între regiuni. Un sondaj recent al angajaților JLL privind munca hibridă care a surprins perspectiva angajaților a fost aliniat în linii mari.

Am descoperit că 87% dintre organizații își încurajează angajații să lucreze de la birou cel puțin o parte din timp astăzi și că numărul mediu de zile la birou în 2023 a fost de 3,1 zile la nivel global.

2-Colectarea și acuratețea datelor

În timp ce optimizarea spațiilor de birouri și a portofoliilor rămâne prioritățile cele mai înalte pentru liderii CRE în planificarea ocupării, îmbunătățirea colectării și acurateței datelor au fost, de asemenea, factorii principali.

Cererile din ce în ce mai complexe privind spațiul își schimbă atenția către valorile de utilizare care pot ține cont mai exact de locurile comune și de lucru hibrid. Pe măsură ce tehnologia evoluează și îmbunătățește accesibilitatea, acuratețea și frecvența culegerii datelor, valoarea datelor ajunge în prim-planul planificării ocupației, managementului ocupării și proiectării locului de muncă.

Evaluarea comparativă a valorilor relevante a fost întotdeauna o parte importantă a planificării și managementului de succes la locul de muncă. Utilizarea a devenit cea mai importantă măsurătoare pentru organizații în 2025, oferind o măsurătoare temporală utilă pentru locurile de muncă hibride și politicile de locuri partajate pe care nu le poate fi pusă liber.

O nouă măsurătoare din acest an, funcțiile spațiale, arată nevoia tot mai mare de a capta date de ocupare pe tipuri mai largi de spațiu. Rămân provocări, deoarece acestea s-ar putea să nu ofere o imagine completă a utilizării spațiului din cauza locurilor alocate mai mici și a modelelor de lucru agile și hibride.

Pe măsură ce organizațiile se confruntă cu o presiune din ce în ce mai mare de a reduce amprenta și costurile operaționale, parametri precum densitatea și costul pe loc continuă să fie indicatori de bază pentru a sprijini strategiile imobiliare.

Cu toate acestea, o valoare suplimentară ar putea fi extrasă din valorile costului pe loc, deoarece relevanța sa a variat și acum ocupă locul patru ca măsură.

Mai multe companii decât oricând raportează acum date de urmărire a utilizării, cu 77% dintre respondenți în 2024, comparativ cu nivelurile pre-pandemie de 61% în 2019.

Tehnologia îmbunătățită pentru senzori, urmărirea insignelor și alte metode a îmbunătățit acuratețea și relevanța datelor de utilizare în comparație cu anii precedenți. Majoritatea organizațiilor folosesc acum datele de utilizare pentru a informa planificarea și multe au folosit date pentru a-și determina programul hibrid.

3-O varietate mai largă

Domeniul imobiliar înregistrează o schimbare către o varietate mai largă de setări de lucru în cadrul unui birou, cu o partajare crescută a locurilor și o cerere mai mare pentru spații secundare, cum ar fi spații de colaborare, săli de întâlnire și zone de focalizare.

În timp ce munca hibridă a creat o nouă flexibilitate pentru angajați, munca de birou este încă în mare parte concentrată pe muncă, atât cât este colaborativă. Echilibrarea nevoilor de experiență a angajaților într-un mediu spațial mai complex este o provocare critică pentru angajatori, deoarece există o cerere mai mare pentru spații concentrate și liniștite pentru a sprijini munca individuală.

În mediile de lucru hibride de astăzi, înțelegerea stilurilor de lucru și a experienței angajaților este esențială pentru a crea locuri de muncă care să optimizeze performanța, satisfacția generală și chiar inovația.

În timp ce majoritatea organizează acțiunile urmăresc să sprijine schimbarea stilurilor de lucru cu programele lor hibride, acestea pot fi dificil de definit. Noile stiluri de lucru hibride includ niveluri mai ridicate de colaborare, atât virtuală, cât și față în față, dar totuși nevoia de muncă concentrată, individuală.

Cercetările recente ale JLL au descoperit că, în timp ce angajații apreciază colaborarea, munca individuală rămâne cea mai frecventă activitate la birou, cu o medie de 51% din timp petrecut pe acest tip de activitate.

4-Adaptarea spațiului la stilul de lucru al angajaților

Stilurile de lucru sunt dinamice și influențate de disponibilitatea tehnologiei, cultura companiei și preferinte personale. Acestea variază adesea în funcție de funcție și echipe, necesitând o evaluare atentă pentru organizațiile individuale.

Unii angajați se dezvoltă în spații deschise și de colaborare, în timp ce alții caută enclave liniștite pentru muncă concentrată, cu capul în jos. Locurile de lucru contemporane oferă o varietate mai mare de setări decât oricând, cu o varietate de zone de lucru individuale și spații de colaborare.

Sprijinirea noilor stiluri de lucru și îmbunătățirea experienței prin spații de lucru noi și diverse necesită strategii de proiectare atentă pentru a obține echilibrul optim al spațiilor, pentru a încuraja implicarea angajaților și pentru a îmbunătăți ratele de ocupare.

Cererea de puncte de lucru individuale sau locuri determină acum o schimbare în modul în care este definit sau numărat un loc. A existat o creștere a locurilor sau a punctelor de lucru alternative, cum ar fi locurile la hotel, cabinele telefonice și locurile de aterizare pentru a se potrivi munca pe termen mai scurt.

Deși acestea sunt concepute ca puncte de lucru pe termen mai scurt, multe companii văd o cerere mai mare pentru acestea și le includ în numărul total de locuri.

Creșterile în stațiile de hotel și aterizările, cu amprentele lor mai mici în medie, așa cum sunt considerate locuri în planificarea ocupării, pot avea un impact considerabil asupra numărului de locuri care pot fi furnizate.

Aceste definiții din ce în ce mai fluide ale punctelor de lucru indică trei componente cheie care vor defini un „punct de lucru” în planificarea viitoare: sursă de alimentare, o suprafață pentru un laptop și un scaun sau un scaun de susținere.

5-Utilizarea tehnologiei integrate

Datele sunt esențiale pentru deblocarea valorii și optimizarea locurilor de muncă atât pentru angajați, cât și pentru angajatori. Datele conectate și tehnologia integrată pot debloca informații și pot sprijini strategiile și obiectivele CRE.

Funcțiile CRE caută să conecteze punctele cu tehnologia lor și să înțeleagă modul în care tehnologia integrată și strategiile de date holistice pot îmbunătăți programele hibride și oferă o înțelegere a modului în care spațiul este alocat și utilizat.

Îmbunătățirile în tehnologia care furnizează date de utilizare, progresele în AI și software-ul de vizualizare a datelor vor influența modul în care utilizarea spațiului este urmărită și gestionată în viitor și permit deja un management mai dinamic al birourilor.

Locurile de muncă hibride extrem de eficiente pot necesita suport tehnologic suplimentar, cu sisteme de rezervare îmbunătățite și facilități de conferințe virtuale îmbunătățite, esențiale pentru evitarea întreruperii operațiunilor de afaceri.

Multe organizații au investit în tehnologie pentru a sprijini adaptarea spațiilor fizice pentru programe hibride, 44% dintre organizații implementând modificări IT pentru lucru hibrid și 40% investind în tehnologia îmbunătățită a sălii de conferințe.

Investiția în tehnologie integrată și îmbunătățită pentru lucrul hibrid va continua să fie un punct central pentru conducerea CRE. Sondajul Global Real Estate Technology Survey 2023 al JLL a constatat că 85% dintre ocupanți plănuiau să mărească bugetele tehnologice în următorii trei ani, în timp ce 91% sunt dispuși să plătească o primă pentru spațiul cu tehnologie.

Revizuirea și evaluarea continuă

Locurile de muncă hibride de succes necesită revizuirea și evaluarea continuă a modelelor de ocupare și a utilizării pentru a gestiona modelele de lucru neregulate și cererea fluctuantă de spațiu.

Tehnologia este din ce în ce mai folosită pentru a monitoriza utilizarea, datele de trecere a insignei și datele de rezervare fiind cele mai comune metode. Companiile se îndepărtează de observațiile vizuale în general, cu 36% dintre organizații raportând observații vizuale pentru urmărirea utilizării, în scădere de la 75% în 2017.

Urmărirea prezenței cu datele insignei a devenit abordarea definitivă, 97% dintre respondenții la sondajul din acest an remarcând că utilizați datele de glisare a insignei pentru urmărirea utilizării.

Cu doar șapte ani în urmă, acest număr era de 36% dintre respondenți care foloseau datele insignelor pentru a urmări utilizarea. Sistemele de rezervare au o putere puternică în sprijinirea structurii hibride, 52% dintre organizații le implementează pentru a susține un program hibrid și utilizează acele date pentru a înțelege utilizarea.

Multe organizații recunosc acum și valoarea managementului schimbării și a comunicării transparente pentru integrarea tehnologiilor care au impact și necesită utilizarea de către angajați, cum ar fi senzorii și datele de rezervare.

Companiile avansate vor analiza modul în care tehnologia poate sprijini urmărirea utilizării acestor spații auxiliare, care sunt din ce în ce mai importante într-un loc de muncă hibrid.(Foto: Freepik)